Rekomendacje Fundacji Instytut mikroMAKRO dotyczące zarządzania informacją w miastach

Opracowane na podstawie wniosków z debaty „Miejskie big data. Skarby znalezione w złożach danych” zorganizowanej w dniu 11 kwietnia 2013 r. we współpracy z Urzędem Dzielnicy Ursynów m. st. Warszawy

– W miejskich zasobach, zarówno tych pozostających w gestii urzędów jak i innych jednostek miejskich, jest dużo informacji nieprzetworzonej lub słabo przetworzonej. W takiej postaci jest ona mało przydatna do zarządzania miastem. Przyszłość zarządzania miastem, to dostęp do informacji zintegrowanej, wysoko przetworzonej. Przetworzona informacja może otworzyć nowe możliwości działania i odsłonić nowe perspektywy podejmowania decyzji. Należy, w związku z tym, lepiej wykorzystać dostępne narzędzia i środki techniczne do przetwarzania danych i informacji znajdujących się w różnych systemach miejskich.
– W zarządzaniu miastem potrzebne jest, lepsze niż dotychczas, wykorzystanie istniejących już zasobów informacyjnych. Wskazane jest bazowanie na dostępnych informacjach przy podejmowaniu jak największej liczby decyzji dotyczących organizacji życia w mieście, nawet w sprawach, wydawałoby się, tak błahych jak np. określanie odpowiednich miejsc stawiania automatów biletowych. Jeśli informacje są na bieżąco śledzone i analizowane, mogą pomóc w podejmowaniu optymalnych decyzji, które w konsekwencji mogą przekładać się również na wymierne efekty ekonomiczne. Na przykład, analiza informacji dotyczących urodzin dzieci w dłuższej perspektywie czasowej pozwolić może na odpowiednie planowanie inwestycji oświatowych i optymalne zarządzanie bazą oświatową (miasta korzystające umiejętnie z informacji nie będą, na przykład, zaskakiwane koniecznością zamykania szkół w obliczu niżu demograficznego).
– Potrzebna jest większa integracja miejskich systemów informacyjnych oraz lepsza koordynacja projektów związanych z przetwarzaniem informacji na potrzeby miasta (urzędu i innych jednostek miejskich). Konieczne jest odejście od silosowego, wydziałowego podejścia do realizacji projektów i wdrożeń systemów informacyjnych. Bardziej opłacalne, wydajne i przydatne w zarządzaniu miastem jest podejście ujmujące system informacyjny jako przebiegający w poprzek całego urzędu i łączący w sobie informacje pochodzące z różnych miejsc. Poprawę sytuacji w tym zakresie można by osiągnąć poprzez ustanowienie funkcji menedżera odpowiadającego za zarządzanie informacją w mieście – na przykład, CAO (Chief Analytics Officer) na wzór rozwiązania wprowadzonego w urzędzie miejskim w Nowym Jorku, lub planista miejskiej przestrzeni informacyjnej według propozycji Fundacji Instytut Mikromakro.
– Brakuje platform integracyjnych dających władzom i jednostkom miejskim dostęp do danych i informacji z wielu różnych źródeł – nie tylko systemów innych jednostek miejskich lecz także instytucji znajdujących się poza gestią samorządu miejskiego, na przykład GUS, urzędy skarbowe itp. Przy możliwości wymiany informacji i korzystania z informacji pozyskiwanych od innych decyzje byłyby bardziej trafione a podejmowane działania bardziej dostosowane do rzeczywistych potrzeb. Warta zastanowienia jest idea miasta jako brokera informacji a nie jej dostawcy. W takim ujęciu każdy zainteresowany może mieć dostęp do informacji znajdujących się w systemach miejskich, ale sam też musi udostępniać posiadane informacje innym. Dotyczyłoby to nie tylko jednostek miejskich, lecz także innych podmiotów, na przykład przedsiębiorców, służb państwowych, instytucji. Rolę systemu scalającego informacje z różnych źródeł może pełnić system informacji przestrzennej (SIP), który pozwala na odwzorowanie na jednej mapie różnych warstw informacyjnych, zasilanych z baz danych różnych komórek merytorycznych i podmiotów. Pojedyncza warstwa informacyjna zazwyczaj nie daje informacji zarządczej, dopiero jej „zderzenie” z inną warstwą informacyjną pozwala na wyciągnięcie wniosków
– Potrzebne są rozwiązania systemowe pozwalające na dostęp i porównywanie oraz zestawianie z sobą informacji pochodzących z różnych zbiorów i źródeł. Szczególnej uwagi wymagają rozwiązania prawne pozwalające miastu na korzystanie z informacji będących w zewnętrznych zasobach, ale kluczowych dla zarządzania miastem i optymalizacji działań samorządów miejskich. Wymiana informacji jest potrzebna również w projektach obejmujących możliwości współpracy wielu różnych miast z terenu całej Polski. Można pomyśleć, na przykład, o wspólnej ofercie polskich miast w zakresie karty miejskiej. Do tego, jednak, niezbędna byłaby wymiana informacji między wszystkimi miastami uczestniczącymi w porozumieniu.
– Trzeba na bieżąco i świadomie zarządzać informacją o najważniejszych obszarach funkcjonowania miasta, by dzięki jej wykorzystaniu móc poprawić efektywność zarządzania tymi obszarami. Może się to odzwierciedlać, na przykład, w postaci skutecznej egzekucji należnych zobowiązań w zakresie opłaty gruntowej czy optymalnego gospodarowania funduszami w odniesieniu do prowadzenia przedszkoli. Potrzebne jest zapewnienie zarządom miast stałego dostępu do zintegrowanych danych i analiz na temat sytuacji w różnych obszarach funkcjonowania miasta, na przykład na temat sytuacji finansowej wszystkich przedszkoli czy obłożenia specjalistami wszystkich szkół w mieście. Te informacje są obecnie dostępne w pełnym wymiarze jedynie w ustalonych okresach raportowania. Chodzi jednak o to, by były dostępne w każdej chwili, gdy zaistnieje potrzeba skorzystania z nich przez władze miejskie. Skutecznym narzędziem wspierania procesów zarządczych mogą być rozwiązania analityczne klasy Business Intelligence. Ich efektywne wykorzystanie wymaga, jednak, wcześniejszego określenia celów zarządczych, których realizacji mają generowane przez nie analizy służyć.
– Wyzwaniem dla urzędów miejskich i innych jednostek miejskich jest zagwarantowanie aktualności, spójności i referencyjności danych znajdujących się w miejskich zasobach. Zapewnienie wiarygodności danych jest podstawowym wyznacznikiem efektywności wykorzystania miejskich systemów informacyjnych do zarządzania miastem. Podstawą dobrego wykorzystania informacji z miejskich systemów są dobre dane przetwarzane w tych systemach. To wymaga standaryzacji i wypracowania optymalnego modelu danych. Do tego potrzebne jest podejście procesowe. Cele procesów miejskich określają, bowiem, jakie dane są potrzebne do osiągnięcia tychże celów, czyli w konsekwencji jakie dane powinny być gromadzone i przetwarzane w systemach miejskich. To z kolei pozwala ustalić rodzaj i zakres referencyjnych zasobów oraz wskazać odpowiedzialnych za ich utrzymanie. Dział IT może wtedy lepiej dopasować swoje usługi i infrastrukturę do rzeczywistych potrzeb odbiorców informacji.
– Trzeba wprowadzić i egzekwować mechanizmy zapewnienia dobrej jakości danych zarówno w urzędach miejskich jak i innych jednostkach organizacyjnych miasta. Do tego potrzebne jest m.in. uświadomienie zarządom miast i pracownikom komórek merytorycznych w urzędach, że właścicielami danych są komórki merytoryczne a nie dział IT, że to komórki merytoryczne a nie pion IT muszą zadbać o jakość i wartość danych wprowadzanych do miejskich systemów. Potrzebne jest też powołanie zespołu lub stanowiska odpowiedzialnego za utrzymanie danych podstawowych/referencyjnych. Bez tego nie da się stworzyć dobrego systemu informacyjnego miasta.
– Niezbędne jest zwiększenie roli i znaczenia działów IT w urzędach w zakresie koordynowania i egzekwowania zasad przetwarzania danych. Działy IT nie powinny rozdrabniać swych sił i środków w działaniach polegających na stałym odpowiadaniu na pojedyncze, nieskoordynowanej zapytania i zadania ze strony działów merytorycznych. W uzgodnieniu z działami merytorycznymi powinny zostać wypracowane obowiązujące w urzędzie i jednostkach miejskich reguły przetwarzania danych. Rolą działu IT byłoby nadzorowanie procesu dostosowywania się do nich. Pomocne dla wprowadzenia porządku w proces przetwarzania danych na potrzeby miasta mogłoby być uchwalenie „miejskiej agendy cyfrowej”. Nie może być, bowiem, tak, że każda komórka w urzędzie czy każda jednostka w mieście decyduje sama, w jaki sposób mają być spełniane jej potrzeby i zadania informacyjne. Muszą być określone ogólne, obowiązujące wszystkich w mieście zasady korzystania z miejskich zasobów informacyjnych, jak również obowiązki związane z zasilaniem tych systemów w dane i informacje. W korelacji ze strategicznymi celami rozwoju miasta powinny zostać określone standardy informacyjne obowiązujące wszystkich uczestników procesu informacyjnego w mieście i wszystkich użytkowników miejskich systemów informacyjnych.
– Potrzebny jest wzrost świadomości potrzeb informacyjnych wśród decydentów miejskich i osób odpowiedzialnych za poszczególne obszary działalności merytorycznej w miastach. To po stronie zarządzających miastem i prowadzących konkretne wydziały czy sprawy muszą zostać wykreowane potrzeby informacyjne. To odbiorca merytoryczny musi powiedzieć, jakich informacji potrzebuje, aby dział IT mógł wykonać w odpowiedni sposób ich przetwarzanie. Większość urzędów ma w swoim posiadaniu większość potrzebnych do zarządzania miastem informacji. Chodzi tylko o to, by pojawiła się potrzeba korzystania z nich. Ta potrzeba musi pojawić się po stronie tzw. biznesowej, czyli po stronie zarządów miast i urzędników odpowiedzialnych za poszczególne obszary funkcjonowania miasta i związane z tym zadania. Potrzebna jest do tego m.in. dojrzałość menedżerów, szefów poszczególnych działów czy obszarów merytorycznych, by można było efektywnie wykorzystać informację w procesie zarządzania miastem. Niezbędna jest także aktywność i dojrzałość działów IT w komunikowaniu możliwości związanych z wykorzystaniem nowych technologii oraz wspieraniu kreowania potrzeb informacyjnych. Jedynie ścisła współpraca IT z „biznesem” daje szansę na uzyskanie rzeczywistej wartości z wykorzystania dostępnych narzędzi przetwarzania danych.
– Konieczne jest również zwiększenie wiedzy zarządów miast i osób odpowiedzialnych za poszczególne dziedziny życia w mieście na temat zawartości miejskich systemów informacyjnych oraz możliwości w zakresie przetwarzania tych informacji, jakie oferują nowoczesne, wykorzystywane przez dział IT narzędzia i techniki informacyjne. Osoby zarządzające miastami często nie zdają sobie sprawy z możliwości, jakie są dostępne w zakresie przetwarzania danych w mieście i przygotowywania na tej podstawie użytecznych analiz, zestawień czy raportów.
– Do możliwości szerszego wykorzystania informacji z miejskich zasobów informacyjnych mogłoby przyczynić się udostępnianie przez miasta danych w postaci nadającej się do maszynowego przetwarzania. Jest wiele podmiotów zainteresowanych wykorzystaniem danych w postaci nieprzetworzonej do własnych celów, według własnych pomysłów i w ramach własnych projektów. Są to, na przykład, organizacje pozarządowe oraz przedsiębiorcy. Otwieranie będących w posiadaniu miast zbiorów danych daje szansę na usprawnienie procesu pozyskiwania informacji publicznej, co mogłoby znacząco odciążyć pracowników urzędów od pracochłonnego przygotowywania odpowiedzi na zapytania obywateli. W efekcie, poprawiłoby to efektywność pracy urzędów.

Opracował Andrzej Gontarz, koordynator programu zarządzania informacją w miastach, wiceprezes zarządu Fundacji Instytut Mikromakro
www.mikromakro.pl
tel. 512832157

Related posts: